La “Guía de Reuniones Efectivas” de Templaris presenta estrategias clave, desde la definición de objetivos hasta la cultura de respeto, destinadas a optimizar la toma de decisiones y la participación efectiva del equipo.
Definición de Objetivos
Vamos a asegurarnos de que cada reunión tenga una razón de ser. Antes de convocar, preguntémonos: “¿Cuál es el propósito?” Esto nos ayudará a mantenernos enfocados y productivos.
Preparación Previa
Tomemos un momento para prepararnos antes de cada reunión, revisando los materiales enviados y los pendientes asignados. Esto nos permitirá tener conversaciones más ricas y constructivas desde el principio.
Limitación de Asistentes
Recordemos la “Regla de las dos pizzas”: si dos pizzas no son suficientes para alimentar al grupo, probablemente somos demasiados. Mantengamos el grupo lo suficientemente pequeño para fomentar una participación significativa.
Puntualidad Estricta
Respetemos el tiempo de todos empezando y terminando a la hora. La puntualidad es una muestra de respeto y ayuda a que todos podamos planificar mejor nuestro día.
Limitación Dispositivos Distractivos
La prioridad es la reunión no el dispositivo. Mostremos nuestro interés estando realmente presentes en la reunión.
Toma de Decisiones Ágil
Se debe tener una orientación a la acción y toma de decisiones.
Registro y Seguimiento
Cada reunión culmina con minuta o registro de seguimiento indicando responsables y tiempos asociados.
Cultura de Respeto y Apertura
Fomentemos un ambiente en el que todos se sientan cómodos compartiendo sus ideas. La diversidad de pensamiento nos fortalece, y cada voz es importante.
Minimizar las Conversaciones Irrelevantes
Mantengamos nuestras charlas centradas en el tema de la reunión. Las conversaciones secundarias pueden esperar, asegurándonos así de que todos aprovechemos al máximo nuestro tiempo juntos.
Hablar de lado
No se permite sostener conversaciones paralelas y se exhorta a socializar cada idea.